Rekisteri- ja tietosuojaseloste 

 

Tämä on Suunnittelutoimisto 7 Oy EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 08.04.2022. Viimeisin muutos 19.04.2022.

 

 

Rekisterinpitäjä

Suunnittelutoimisto 7 Oy , y-tunnus: 3214997-7

Varespellontie 10, 21500 Piikkiö

 

1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

 

Karoliina Mäkinen

Sähköposti: karoliina.makinen@st7.fi

puh.0443560512 (Pekka Mäkinen)

 

• Rekisterin nimi

 

Yrityksen asiakasrekisteri, markkinointirekisteri, sidosryhmärekisteri, verkkopalvelun käyttäjärekisteri ja työntekijä rekisteri

 

• Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

 

EU :n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle.

 

Henkilötietoja käsitellään 

• asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen
• toimittamiseen ja laskuttamiseen
• asiakastapahtumien varmentamiseen
• osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen
• rekisterinpitäjän toimintojen kehittämiseen ja analysointiin
• asiakasviestintään
• palveluiden tuottamiseen ja personointiin, markkinointiin, ja mainontaan

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon ja profilointiin

 

• Rekisterin tietosisältö

 

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi etu- ja sukunimi, asema yrityksessä, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite) www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP- osoite, tunnukset/profiilit sosiaalisen median palveluissa, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot

Asiakas ja toimittajarekisteri, työntekijärekisteri. 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun se on tarpeellista laskutuksen ja muun asiakkaaseen liittyvät toiminnan suhteen huomioiden verotukseen liittyvät vaatimukset (säilytysajat). 

Työntekijän tietoja säilytetään niin kauan, kun on työsuhteen kannalta tarpeellista. 

Verkkosivustojen vierailijoiden IP-osoitteita ja palvelun toiminnoille välttämättömiä evästeitä käsitellään oikeutetun edun perusteella mm. tietoturvasta huolehtimiseksi ja sivuston vierailijoiden tilastotietojen keruuta varten niissä tapauksissa, kun niiden voidaan katsoa olevan henkilötietoja. Kolmansien osapuolten evästeille pyydetään tarvittaessa suostumus erikseen. 

 

• Säännönmukaiset tietolähteet

 

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

Yritysten ja muiden organisaatioiden yhteyshenkilöiden tietoja voidaan kerätä myös julkisista lähteistä kuten verkkosivuilta, hakemistopalveluista ja muilta yrityksiltä.

 

• Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

 

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa. Asiakkaan tietoja luovutetaan eteenpäin tilanteessa, jossa laskutukseen liittyen aloitetaan perintätoimet. Perintää hoitaa Suunnittelutoimisto 7:ssa Visma.

 

• Rekisterin suojauksen periaatteet

 

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterin tiedot sijaitsevat Internet-palvelimilla ja niiden digitaalisesta ja fyysisestä tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Suunnittelutoimisto 7 rekisterinpitäjän huolehtii siitä, että tallennetut tiedot sekä palvelimen käyttöoikeuksia ja kriittisiä henkilötietoja käsittelee vain ne henkilö, joiden työnkuvaan ja se kuuluu. 

 

• Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

 

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle.  Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

• Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

 

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyllä on muut 

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet  kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa)